Protokoll der Verwaltungsratssitzung vom 05.07.2017

Öffentlicher Teil:

1. Umstellung der Heizungsanlage von Gas auf Fernwärme für das Verbandsgebäude Kuftenstraße 19 und Gebäude Bahnhofstraße 12  
2. Prüfungsbericht der GPA – Allgemeine Finanzprüfung 2010 – 2014 
3. Schaffung einer zusätzlichen Technikerstelle für den Bereich Hochbau im Verbandsbauamt 
4. Annahme von Spenden
5. Sonstiges / Bekanntgaben

 
§ 1

Umstellung der Heizungsanlage von Gas auf Fernwärme für das
Verbandsgebäude Kuftenstraße 19 und Gebäude Bahnhofstraße 12


Herr GR Henseler, Herr GR Kraus und Herr BM Salemi (Langenau) sind als Mitglieder des Aufsichtsrats der Gasversorgung Langenau befangen und rücken vom Beratungstisch ab.


Sachverhalt:

Die Heizungsanlage im Verbandsgebäude ist mittlerweile 26 Jahre alt. Aufgrund des Alters der Anlage und deren häufigen Störanfälligkeit ist schon seit mehreren Jahren ein Austausch des Heizkessels bzw. eine Anbindung an das Fernwärmenetz der GVL im Gespräch.
Die Heizungsanlage wurde auch im Rahmen eines Energiekonzepts, welches 2013 für das Verbandsgebäude erstellt wurde, mit untersucht. Hierbei wurde auch die Aussage getroffen, dass der Austausch der Heizungsanlage aufgrund ihres Alters sowie aus energetischen Gründen mittelfristig angedacht werden muss.

Im Jahr 2015 wurde für ein Gebäude in der Kuftenstraße und in der Bahnhofstraße ein Fernwärmeanschluss der GVL gelegt. Mit dieser Maßnahme wurde damals auch ein Anschluss für das Verbandsgebäude vorgesehen.

Der Maßnahme vorausgegangen war eine Wirtschaftlichkeitsberechnung in dem die Alternativen Fernwärme/Austausch des Heizkessels/Austausch Heizkessel und Einbau eines BHKW’s geprüft wurde.

Hierbei wurden folgende Kosten ermittelt:

Jahresheizkosten /                                            € Kosten / kWh in Cent

Fernwärme                                                        16.579       8,63

Austausch Heizkessel                                       18.872       9,83
Austausch Heizkessel + Einbau BHKW            18.796       9,79

Die Wirtschaftlichkeitsberechnung hat ergeben, dass der Anschluss an die Fernwärme langfristig die kostengünstigste Variante ist.

Im Haushaltsplan 2017 des Verwaltungsverbandes wurde der Anschluss finanziert. Aus diesem Grund wurde die Baumaßnahme vom Verbandsbauamt ausgeschrieben. Insgesamt wurde das Leistungsverzeichnis an 8 Firmen verschickt. Lediglich ein Angebot ging zum Abgabetermin ein.

Der Haushaltsansatz/Kostenberechnung lag bei rund 37.000 €. Die Angebotssumme beläuft sich auf 40.351,17 € brutto (siehe beiliegende Anlage).

Aus dem Gremium werden verschiedene Fragen gestellt. Es wird nachgefragt, ob die Anpassungen bei der Fernwärme verhandelbar sind. Dies wird von Seiten von Herrn GF Schmid verneint. Er erklärt, dass es bei diesen Verträgen i.d.R eine Preisgleitklausel die sich am Gaspreis orientiert. Weiterhin wird vom Gremium nachgefragt, ob Förderprogramme für den Fernwärmeanschluss in Anspruch genommen wurden. Dies wird von Herrn GF ebenfalls verneint, da der reine Anschluss ohne Verlegung der Leitung nicht förderfähig ist, da die Hauptleitungen von der GVL verlegt wer-den, greift hier kein Förderprogramm.

Nach eingehender Beratung wird vom Gremium einstimmig beschlossen:


1. Die Umstellung der Heizungsanlage von Gas auf Fernwärme für das im Verbandsgebäude des Verwaltungsverbands in der Kuftenstraße 19 / Bahnhofstraße 12 wird beschlossen.

2. Die Arbeiten werden an die Firma Sauter, Langenau zu einem Angebotspreis von 40.351,17 € brutto vergeben.

3. Die Maßnahme soll im Zeitraum Juli bis Mitte September 2017 durchgeführt werden.


§ 2

Prüfungsbericht der GPA – Allgemeine Finanzprüfung 2010 – 2014

Finanzwesen


1. Aufgabenteilung zwischen Stadt Langenau und dem Verwaltungsverband Langenau

Der Verwaltungsverband Langenau erledigt die Kassen- und Rechnungsgeschäfte der Stadt Langenau. Da die Stadt Langenau eine eigene Kämmerei und Kasse betreibt, wurde diese bisher als Zahlstelle geführt
Die GPA hat dies gerügt und drängt darauf, dass eine neue Vereinbarung zwischen der Stadt Langenau und dem Verwaltungsverband Langenau geschlossen wird. In dieser Vereinbarung sollen klare Regelungen bezüglich Zuständigkeit, Haftung etc. getroffen werden.
Die hierfür notwendige Vereinbarung muss mit der GPA noch abgesprochen werden.


2. Haushaltskassen und Rechnungswesen – Örtliche Prüfung

Die Verbandskasse ist jährlich mindestens einmal unvermutet zu prüfen. Die eingerichteten Zahlstellen und die ausgegebenen Handvorschüsse sind unabhängig von der Höhe der Einnahmen und Ausgaben mindestens in einem zweijährigen Turnus zu prüfen.

Diese Vorgabe wurde nur unzureichend beachtet. Aus diesem Grund wird künftig die erforderliche Kassenprüfung durch den Kassenaufsichtsbeamten (Kämmerer) regelmäßig durchgeführt.

Für die beiden Gemeinden eingerichteten Handvorschüsse sind die jeweiligen Bürgermeister zuständig. Die Bürgermeister werden von der Finanzverwaltung aufgefordert, die erforderlichen Kassenprüfungen durchzuführen.


3. Organisation der Verbandskasse

Bei der Verbandskasse ist der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Vollzug seit der Gründung des Verwaltungsverbands Langenau in Teilbereichen nicht gewährleistet. So sind Bedienstete der Verbandskasse unter anderem auch für die Festsetzung von Steuern und Gebühren verantwortlich. Bedienstete der Kasse dürfen keine Kassenanordnungen erteilen und sollen diese auch nicht durch die Ermittlung oder Berechnung der zugrundeliegenden Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen vorbereiten.


4. Dieser Umstand ist schon seit Gründung des Verwaltungsverbands vorhanden und wurde auch bei der vorletzten Prüfung der GPA beanstandet.
Der Zustand wurde auch mit dem örtlichen Rechnungsprüfungsamt besprochen und von diesem bis jetzt geduldet.

Um den Zustand zu ändern wird angestrebt, im Zuge der Einführung der Doppik auch organisatorische Maßnahmen durchzuführen, damit künftig der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Vollzug gewährleistet ist. Aufgrund der geringen Anzahl an Stellen in diesem Bereich wird dies auch im Vertretungsfall voraussichtlich nicht möglich sein.
Bei der Volksbank Ulm-Biberach und der VR-Bank Langenau liegen Vollmachten von bereits ausgeschiedenen Mitarbeitern vor.
Die Vollmachten wurden entsprechend der Zeichnungsbefugnis aktualisiert.

Weiterhin wurde beanstandet, dass der Kassenverwalter und seine Stellvertreterin noch schriftlich zu bestellen sind. Dies wurde zwischenzeitlich durchgeführt.

Grundsätzlich sind ein- bis zweimal pro Woche Tagesabschlüsse bei der Verbandskasse zu erstellen. Dies wurde bei der Verbandskasse bisher dahingehend beachtet, dass eben Ab-schlüsse gemacht wurden wenn dies notwendig war. Aufgrund dieses Zustandes wurden im Jahr 2015 rund 65 Tagesabschlüsse und im Jahr 2016 rund 52 Tagesabschlüsse durchgeführt. Allerdings wurden nicht regelmäßig pro Woche diese Abschlüsse durchgeführt sondern teilweise zwei- bis dreimal pro Woche.
Dies soll zukünftig beachtet werden.


5. Dienstanweisung Verbandskasse

In der Prüfung durch die GPA 2011 wurde angemahnt, die Dienstanweisung für die Verbandskasse zu aktualisieren. Dies ist bis zur jetzigen Prüfung nicht geschehen. Aus diesem Grund wurde es von der GPA angemahnt.
Zwischenzeitlich wurde eine aktualisierte Dienstanweisung für die Verbandskasse im Entwurf erstellt. Nach Überarbeitung kleinerer Detailfragen und der Abstimmung mit der Stadt Langenau für die Zahlstelle Langenau ist vorgesehen, diese nun zeitnah in Kraft zu setzten.


6. Kasseneinnahmereste, Mahnungen, Beitreibung

Aufgrund der Rückstands- und Erinnerungsliste sind bei verschiedenen Haushaltsstellen noch rund 40 Fälle von Forderungen offen. Teilweise gibt es Forderungen der Jahre 2005 bis 2010, die noch nicht ausgeglichen sind. Die Ansprüche sind auf Realisierbarkeit hin zu überprüfen und sofern sie noch werthaltig sind, beizutreiben.
Bei den angeführten offenen Forderungen handelt es sich fast ausschließlich um jeweils relativ kleine Beträge von Verwarnungs- und Bußgeldern des Ordnungsamts (hauptsächlich Verkehrsordnungswidrigkeiten). Vereinzelte offene Forderungen resultieren auch aus Gebühren sowie Verwarnungen und Bußgelder des Baurechtsamtes.
Die offenen Forderungen waren in der Vergangenheit nicht beitreibbar. Die offenen Forderungen werden nochmals auf ihre Realisierbarkeit überprüft und sollen im Rahmen des Rech-nungsabschlusses 2016 niedergeschlagen und in Abgang genommen werden.


7. ADV-Verfahren Berechtigungsverwaltung

Das Anlegen von Benutzern und die Zuordnung von Berechtigungen erfolgt durch das regionale Rechenzentrum auf schriftlichen Antrag des Berechtigungsverwalters (Kassenverwalter, EDV-Administrator).

Aus Kassensicherheitsgründen darf die Antragsstellung gegenüber dem Rechenzentrum nicht in der Kasse angesiedelt sein und sollte darüber hinaus möglichst außerhalb der Kämmerei durchgeführt werden. Zumindest aber ist durch Mitzeichnung eines weiteren Beschäftigten der Verwaltung auf den entsprechenden Antrag an das Rechenzentrum ein Vier-Augen-Prinzip intern zu gewährleisten.

Eine Überprüfung und mögliche Einschränkung der Anzahl der User mit Kassenberechtigung soll im Zusammenhang mit der oben bereits genannten Neuorganisation im Zuge der Einführung der Doppik erfolgen.

Eine Dienstanweisung zur Berechtigungsverwaltung ist noch schriftlich zu erlassen. Ein vorläufiger Entwurf der Dienstanweisung wird derzeit erarbeitet.

Der Bericht wird dem Gremium bekanntgegeben, vom Gremium werden keine Fragen zum Sachverhalt gestellt.

§ 3

Schaffung einer zusätzlichen Technikerstelle für den Bereich Hochbauim Verbandsbauamt

Der Arbeitsanfall im Bereich Hochbau beim Verbandsbauamt hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Aufgrund dieses Umstandes wurde im Jahr 2015 eine zusätzliche Stelle geschaffen.

Nachdem der Arbeitsanfall trotz dieser zusätzlichen Stelle weiterhin gestiegen ist und vor allem im Bereich der Stadt Langenau ein Teil der anstehenden Projekte mit dem derzeit vorhandenen Personal nicht umgesetzt werden kann, wurde der Sachverhalt auch in der Bürgermeisterdienstbesprechung am 20.06.2017 besprochen.
Hier wurde auch von Herrn Bürgermeister Salemi deutlich gemacht, dass die Stadt Langenau aufgrund der Vielzahl ihrer noch abzuarbeitenden Projekte dringend eine zweite Person im Bauamt benötigt. Herr BM Salemi machte auch deutlich, dass derzeit noch nicht abzusehen ist, wann eine Reduzierung der Hochbaumaßnahmen eintritt.

Sollte in den kommenden Jahren ein Arbeitsrückgang im Bereich der Hochbauverwaltung eintreten, bestünde mittelfristig die Möglichkeit, einen oder zwei Techniker des Verbandsbauamts für den Bereich Facilitymanagement/Gebäudemanagement zu schulen und dort einzusetzen.

Eine zusätzliche Stelle im Verbandsbauamt ist derzeit im Stellenplan des Verwaltungsverbands Langenau nicht vorgesehen. Da im Stellenplan 2017 Stellen enthalten sind, die im Jahr 2017 nicht besetzt werden sollen, wäre ein Nachtragshaushalt bzw. eine Änderung des Stellenplans nicht notwendig.
Außerdem können die Personalkosten durch weitere HOAI-Einnahmen zum Teil gedeckt werden.

Herr BM Salemi unterstützt die Schaffung einer weiteren Stelle für das Bauamt und macht auch deutlich, dass im Hinblick auf die Gründung eines Gebäudemanagements bei der Stadt Langenau eine weitere Technikerstelle erforderlich wird.


Nach eingehender Beratung wird vom Gremium einstimmig beschlossen:

1. Es wird eine zusätzliche Technikerstelle für den Bereich Hochbau im Verbandsbauamt geschaffen.
2. Die Stelle wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt besetzt und im Stellenplan 2018 ausgewiesen.


§ 4

Annahme von Spenden
Dem Verwaltungsrat wird über folgende Spendeneingänge unterrichtet:

Verwaltungsverband Langenau  
    
Spendeneingänge  über deren Annahme und Verwendung der Verwaltungsrat zu beschließen hat
Zeitraum 14.10.2016  - 03.07.2017  

    
Datum                       Betrag                     Name des Spenders                       Verwendungszweck 
        
14.10.2016                333,00 €                  Sparkasse Ulm                              Mehrgenerationenhaus 
        
31.10.2016             2.050,00 €                  Volksbank Ulm-Biberach                Mehrgenerationenhaus 
        
02.11.2016                200,00 €                  Gesangverein Beimerstetten          Verbandsmusikschule 
        
08.11.2016             1.730,70 €                   Besucher Konzert am 6.11.2016    Verbandsmusikschule 
        
22.11.2016                500,00 €                   Dr.Stefan Süssmuth                       Gemeinschaftsschule 
        
22.11.2016                500,00 €                   Jens Zimmerle                               Gemeinschaftsschule 
        
22.11.2016                110,00 €                   Meissner Sicherheitstechnik            Gemeinschaftsschule 
        
22.11.2016                100,00 €                   Häge Immobilien                            Gemeinschaftsschule 
        
22.11.2016                470,00 €                   Frank Bolz                                      Gemeinschaftsschule 
        
22.11.2016                420,00 €                   Otto Kröner GmbH                          Gemeinschaftsschule 
        
29.11.2016             2.000,00 €                   Margarita Kröner                             Gemeinschaftsschule 
        
02.12.2016             1.500,00 €                   Häge Immobilien                             Gemeinschaftsschule 
        
02.01.2017                320,00 €                   Michael Dannert                              Gemeinschaftsschule 
        
23.01.2017             1.000,00 €                   Südwest Presse Aktion 100000        Mehrgenerationenhaus 
        
21.03.2017                  83,00 €                   Konzertbesucher Kinderkonzerte     Verbandsmusikschule 
        
20.04.2017                965,50 €                   Konzertbesucher Kammerchor         Verbandsmusikschule 
        
15.05.2017                325,00 €                   Konzertbesucher 13.5.2017             Verbandsmusikschule 
        
31.05.2017                500,00 €                   Volksbank Ulm-Biberach                  Verbandsmusikschule 
        
01.06.2017                  15,00 €                   Konzertbesucher 26.5.2017             Verbandsmusikschule 
        
22.06.2017                250,00 €                   Gewerbe- u.Handelsverein Lang.      Verbandsmusikschule 
        
28.06.2017                  30,00 €                   Eltern der Musikschüler                     Verbandsmusikschule 
        
03.07.2017             2.406,86 €                    Konzertbesucher Ballettaufführung   Verbandsmusikschule 

 

Nach kurzer Beratung wird - einstimmig -beschlossen:

Der Annahme der oben aufgeführten Spenden wird zugestimmt.

 

§ 5

Sonstiges / Bekanntgaben


1. Aufnahme und Austritt von Beteiligten bei Komm.Pakt.Net

Herr GF Schmid erläutert, dass bei der Verwaltungsratssitzung am 23.03.2017 beschlossen wurde, dass die Zustimmung des Verwaltungsverbands bei Aufnahme und Austritt von Beteiligten bei Komm.Pakt.Net zukünftig vom Verbandsvorsitzenden entschieden wird und dies in den Gremien lediglich noch bekanntgegeben wird.

Aus diesem Grund wird bekanntgegeben, dass Herr BM Häcker als derzeitiger Verbandsvorsitzender am 13.06.2017 seine Zustimmung zur Aufnahme der Kommunen Oggelshausen, Bodelshausen, Dettingen an der Erms und Überlingen erklärt hat (siehe hierzu auch Anlage 1). Weiterhin hat er dem Austritt der Gemeinde Mehrstetten von Komm.Pakt.Net ebenfalls zugestimmt.

Geschäftsführer: Verbandsvorsitzender: Verwaltungsrat

 

 


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